PNUD recruits 01 Administration Assistant

Job Description

Agency: UNDP

Title: Administration Assistant

Job ID: 25727

Practice Area – Job Family: Democratic Governance

Vacancy End Date: (Midnight New York, USA) 08/09/2019

Duty Station: Guiglo, Cote D’Ivoire

Education & Work Experience: F-2-Year College Degree – 3 year(s) experience

Languages Required: English, French

                      Desired:

Grade: SB3

Vacancy Type: Service Contract (SC)

Posting Type: External

Bureau: Africa

Contract Duration: 1 year

Background

La décennie de conflit militaro-politique que la Côte d’Ivoire a connue a fragilisé le tissu social et entrainé le déplacement de milliers de personnes. Ces déplacements qui sont entretenus par la persistance des conflits intercommunautaires, pèsent sur la dynamique de cohésion sociale et de réconciliation nationale. À la faveur de l’initiative du Secrétaire général des Nations unies sur la fin du déplacement à la suite de conflits, le pays s’est doté, d’une stratégie visant à rétablir progressivement et durablement à la stabilité, la cohésion sociale et la relance de l’économie, notamment dans les zones de retour où il existe encore un fort taux de concentration de personnes déplacées internes, de retournés et des rapatriés ivoiriens.

Le projet d’Appui à la Réintégration des Personnes Déplacées et Retournés et à la Cohésion Sociale, exécuté dans le cadre de le cadre de la coopération entre le PNUD et la Côte d’Ivoire et inscrit dans le cadre de la mise en œuvre de la stratégie nationale sur les solutions durables alignée sur le Plan national de développement (PND 2016-2020), visait à combler le gap des besoins de nombreuses personnes déplacées et retournées dans la dynamique de la lutte contre la pauvreté, du renforcement de la cohésion sociale et de prévention de nouveaux déplacements. Les interventions ont porté principalement sur: (i) La réintégration économique des personnes déplacées et retournées et des groupes les plus défavorisés des communautés d’accueil notamment les femmes et les jeunes à travers le renforcement des moyens d’existence et le développement d’activités génératrices de revenu; et (ii) L’amélioration de leur accès à des services socio-économiques de base et le renforcement des mécanismes locaux de dialogue, de prévention et de résolution de conflits, de resocialisation en vue de contribuer à instaurer un climat de paix et à restaurer la cohésion sociale.

Après deux années de mise en œuvre, les résultats atteints ont été jugés satisfaisant par une évaluation indépendante qui a permis de ressortir les insuffisances, les leçons apprises, les bonnes pratiques et fait des recommandations

En vue de permettre la consolidation de ces acquis et faire faces aux nouveaux défis dans le cadre le la réintégration des personnes retournées et de la cohésion sociale, le bailleur de fonds a accordé un financement additionnel pour la mise en œuvre de la seconde phase du projet intitulé « projet d’appui à la prévention des crises et à la consolidation de la cohésion sociale et de l’inclusion par la réintégration durable retournées et de l’emploi des jeunes »

La seconde phase du programme vise globalement à améliorer la cohésion sociale et prévenir les crises grâce à des moyens de subsistance durables pour les personnes retournées et les communautés d’accueil à travers une réintégration durable par la promotion et la création d’emplois, l’amélioration des infrastructures communautaires et l’amélioration de l’accès aux opportunités entrepreneuriales. Ainsi, les Interventions porteront sur :

• Le renforcement de la cohésion sociale et la coexistence pacifique grâce au dialogue communautaire et l’accès aux infrastructures sociales de base,

• La réintégration les personnes retournées dans les communautés d’accueil dans une dynamique de renforcement de la cohésion sociale,

• La promotion de l’entrepreneuriat jeune à travers la formation professionnelle et la création de micro-entreprises.

Le projet prendra en compte la dimension genre aussi bien dans le choix des bénéficiaires que dans la nature même de ses interventions

Pour la mise en œuvre de ce projet « Projet d’appui à la prévention des crises et à la consolidation de la cohésion et de l’inclusion sociale » et en vue d’appuyer l’équipe de projet, la représentation du PNUD en Côte d’Ivoire recrute Un(e) Assistant (e) Administratif (ve) et financier (ère) qui sera basé(e) à Guiglo.

Il / Elle travaillera sous la supervision du Spécialiste Gouvernance du PNUD et la responsabilité directe du Coordonnateur de Projet et aura la charge d’appuyer l’équipe projet dans l’exécution des services administratifs et financiers du projet en s’assurant de l’utilisation transparente et efficace des ressources financières du projet.

Il/elle travaillera en étroite collaboration avec les autres projets du Programme Pays du PNUD et toutes les parties prenantes pour en assurer la cohérence et tous les partenaires impliqués dans le processus du projet.

Il/Elle devra faire la promotion d’une approche axée sur la clientèle et le résultat en accord des règles, politiques et procédures du PNUD.

Duties and Responsibilities

Résumé des fonctions principales :

Mise en œuvre des stratégies opérationnelles ;

-Gestion budgétaire ;

-Appui administratif et comptable ;

-Facilitation du partage du savoir et le renforcement de la connaissance.

1.Assurer la gestion et la mise en œuvre de stratégies opérationnelles et adaptation aux processus et procédures afin d’atteindre les résultats suivants :

-Respect des procédures, règles et politiques du PNUD dans la mise en œuvre des activités financières, système d’enregistrement financier et comptable et suivi des recommandations d’audit, mise en œuvre du contrôle interne efficace, d’un bon fonctionnement d’un système de gestion financière axée sur la clientèle ;

-Mise en œuvre des accords de partage de coûts et fonds d’affectations, élaboration des conditions de contributions à l’effort de mobilisation de ressources du projet ;

-Elaboration de propositions et mise en œuvre des stratégies de réductions de coûts en consultation avec toute l’équipe.

2.  Assurer la gestion budgétaire des projets et le fonctionnement optimal du système de recouvrement des coûts afin d’obtenir les résultats suivants :

-Préparation des révisions budgétaires du projet ;

-Mise en œuvre d’un mécanisme de contrôle du projet à travers le suivi budgétaire, la modification et la préparation budgétaire ;

-Préparation de l’exercice de planification des ressources financières ;

-Elaboration de rapports périodiques sur la situation des ressources ;

-En étroite collaboration avec les unités de Gestion et d’Appui au Programme et Finances du PNUD, effectuer le suivi des écritures de régularisations, des ajustements financiers et assurer la mise en œuvre des mesures correctives;

-Appui au reporting annuel du projet.

 3.  Assurer l’appui administratif et financier au projet afin d’atteindre les résultats suivants:

-Saisie des réquisitions et des requêtes de paiements de l’unité dans ATLAS ;

Réalisation des paiements dans ATLAS des prestations liées à la mise en œuvre du projet

-Appui à l’organisation des activités, séminaires, ateliers, retraites et voyages liées au projet ;

-En étroite collaboration avec le PMSU et l’Unité Finances du PNUD, effectuer le suivi des écritures de régularisations, des ajustements financiers et assurer la mise en œuvre des mesures correctives ;

-Assurer la tenue et le classement des archives du projet ;

-Participer à la rédaction des différents rapports des projets en transmettant régulièrement le point des activités réalisées et les suggestions utiles ;

-Aider au suivi des dossiers.

4.Partage du savoir et renforcement de la connaissance du projet afin d’atteindre les résultats suivants :

-Synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques dans le domaine des finances liées à la gestion de programme ;

-Contributions pertinentes aux réseaux de savoir et communautés de pratique.

Impact des résultats

Les résultats clés ont un impact sur l’efficacité de la gestion des ressources financières du projet et le succès de la mise en œuvre des stratégies opérationnelles. L’Analyse précise et la présentation de l’information financière améliore la crédibilité du PNUD dans l’utilisation des ressources financières et une bonne gestion financière. L’information circulée facilite la prise de décision par la direction.

Competencies

Compétences relatives à l’organisation :

-Fait preuve d’intégrité en mettant en avant les valeurs et morales des Nations Unies ;

-Affiche une flexibilité et une adaptation aux différences liées à la culture, au genre, à la religion, à la race, à la nationalité et à l’âge.

Compétences relatives à la fonction

Gestion du savoir et de l’Apprentissage

-Partage du savoir et de l’expérience ;

-Travaille activement vers une acquisition du savoir personnel et continu et le développement d’un ou plusieurs domaines d’application, agit sur le plan d’apprentissage et applique les aptitudes nouvellement acquises.

Développement et Efficacité Opérationnelle

-Capacite à exécuter un divers nombre de tâches en lien avec la gestion financière y compris la formulation de budgets, le suivi et le recouvrement des contributions et des coûts ;

-Expertise dans l’utilisation d’Excel et des systèmes de bases de données et des progiciels de gestion intégrée tels que l’ERP People Softnet (ATLAS).

Autogestion et Leadership

-Se focalise sur les résultats pour la clientèle et répond favorablement à la critique ;

-Approche le travail avec énergie et une attitude positive et constructive ;

-Reste calme, en contrôle et de bonne humeur même sous pression ;

-Fait preuve d’une ouverture au changement et capacite à gérer des situations complexes.

Required Skills and Experience

Formation :

Etre titulaire d’un DUT ou BTS en Finances et Comptabilité. Licence ou Maîtrise en Comptabilité, Finance serait souhaitable

Expérience :

-Au moins 3 années d’expérience en finances et dans la gestion des programmes au sein d’entreprise privée, d’organisation non gouvernementale nationale/internationale ou d’organisations internationales ;

-Expérience avérée dans l’usage avancée d’Excel et autres feuilles de calculs, des autres logiciels bureautiques (MS Word, Powerpoint, Outlook, etc.) et connaissance avancée progiciel de gestion intégrée tels que l’ERP People Softnet (ATLAS) ;

-Solide connaissance d’IFRS ou d’IPSAS.

Niveau de langue requis :

Excellent niveau en Français et une bonne connaissance de l’Anglais.

Disclaimer

Female candidacies are strongly encouraged. Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Important applicant information

All posts in the SC categories are subject to local recruitment.

Applicant information about UNDP rosters

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Workforce diversity

UNDP is committed to achieving diversity within its workforce, and encourages all qualified applicants, irrespective of gender, nationality, disabilities, sexual orientation, culture, religious and ethnic backgrounds to apply. All applications will be treated in the strictest confidence. We strongly encourage female candidacies.

Scam warning

The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.