La Fondation Hirondelle recrute 01 Logisticien

Pays : Niger Lieu : Niamey

Intitulé : Logisticien

Sous la supervision de : Administratrice

Contexte du programme: La Fondation Hirondelle développe au Niger le projet « Studio Kalangou », un studio de formation continue, de production et de diffusion d’informations indépendantes et de programmes radiophoniques à l’intention des populations du Niger. Ces informations sont diffusées à travers un réseau national de radios

partenaires du projet.

Mission: Sous les ordres de l’administratrice, le/la logistien(ne) est responsable de la bonne gestion de toutes les fonctions logistiques au sein du bureau de Niamey de la Fondation Hirondelle.

Le/la logisticien(ne) doit être capable d’approvisionner rapidement le projet en fournitures, services et équipements en conformité avec les politiques et procédures de l’organisation.

Il/elle a également la responsabilité de gérer les équipements, le transport, le stock et les bâtiments au niveau du bureau national.

Responsabilités

Objectif 1 : Assurer la bonne gestion des achats en conformité avec les procédures d’approvisionnement de la Fondation Hirondelle

• Contrôle du respect des politiques et procédures sur toute la chaîne d’achat afin de garantir qu’elles sont conformes vis-à-vis des exigences des projets de la Fondation Hirondelle.

• Informer rapidement l’administratrice de tout sujet de préoccupation lié à des violations potentielles, ou soupçonnées, des politiques et procédures ainsi qu’en cas de signaux d’alerte de fraude.

• Faire tous les Contrôles diligentés (références des fournisseurs, visites sur les sites, données historiques) pour les Fournisseurs autorisés et les Fournisseurs contractés.

• Maîtriser et appliquer les différentes procédures en matière d’achats

• Assurer le meilleur choix qualité/prix/délai lors des analyses des offres.

• Préparer et suivre les dossiers d’appel d’offre pour les demandes d’achat qui en requièrent.

• Gérer les processus d’élaboration des accords cadre d’achat des biens ou de service.

• Créer et gérer la liste des fournisseurs autorisés et contractés au moyen des processus de présélection et sélection de la Fondation Hirondelle.

• Transmettre et suivre les dossiers pour le processus d’obtention des exonérations TVA.

• S’assurer que l’organisation est à jour par rapport aux exonérations de la TVA

• Participer à l’analyse des données des achats en vue de faciliter une prise de décision.

• Informer les fournisseurs contractés et potentiels sur les politiques, procédures, stratégies de la Fondation Hirondelle en matière des achats.

Objectif 2 : Assurer la Gestion du transport en conformité avec les procédures de la Fondation Hirondelle.

• Superviser la tenue à jour de tous les documents relevant de la gestion de la flotte véhicule, motos, générateur.

• Mettre en place un système d’archivage facile d’accès et transparent.

• S’assurer du bon approvisionnement des véhicules en carburant de manière régulière et en assurer la traçabilité.

• S’assurer que tous les véhicules sont à moitié pleins en permanence. S’assurer du contre plein des générateurs de manière adéquate pour toute éventuelle urgence.

• S’assurer que les contrôles hebdomadaires des véhicules sont réalisés par les chauffeurs et transmis aux responsables transports de manière régulière en rapportant tout point ayant besoin de l’attention de la hiérarchie.

• S’assurer que les entretiens (vidanges, changement des pièces ») des véhicules et générateurs sont assurés de manière adéquate.

• Organiser le planning des déplacements en fonction des besoins exprimés.

• Réaliser des rapports mensuels de consommations du carburant.

• Faire un inventaire régulier des équipements de chaque véhicule.

• Produire un rapport pour chaque incident de véhicule.

Objectif 3 : Assurer la Gestion du stock en conformité avec les procédures de la Fondation Hirondelle.

• Mettre en œuvre et maintenir les politiques et procédures standard de gestion des stocks de la Fondation Hirondelle.

• S’assurer que l’entretien des bâtiments d’entreposage ainsi que la propreté et hygiène sont bien faits

• Mettre en œuvre et garantir des procédures de sécurité claires au niveau de l’entrepôt en appliquant les politiques y afférentes.

• S’assurer de la tenue à jour du registre d’activités des stocks en enregistrant toutes les activités, les entrées et les sorties.

• S’assurer que toutes les réceptions soient documentées et cohérentes avec les documents des commandes.

• Conduire des contrôles périodiques de la gestion des stocks et faire un rapport.

Objectif 4 : Assurer la gestion des équipements en conformité avec les procédures de la fondation Hirondelle.

• S’assurer que les étiquetages des équipements sont faits selon la procédures.

• S’assurer de la tenue à jour des attributions et des registres des équipements.

• S’assurer de la tenue à jour la base de gestion des équipements.

• Produire et partager le rapport mensuel de gestion des équipements.

• S’assurer du suivi des entretiens des équipements et du rapport mensuel des rapports afférents.

Objectif 5 : Assurer la gestion des bâtiments en conformité avec les procédures de la fondation Hirondelle.

• S’assurer du bon entretien régulier, de la propreté et de l’hygiène des bâtiments

• S’assurer du suivi des installations, de leur bon fonctionnement et des réparations nécessaires

• S’assurer du bon fonctionnement et de la bonne sécurité des installations électriques

• S’assurer de la disponibilité et de l’entretien des équipements de sécurité

Compétences personnelles recherchées

• Parfaite intégrité.

• Attention au détail.

• Capacité à accomplir en même temps des tâches multiples.

• Esprit d’équipe et aptitudes à la résolution de problèmes.

Compétences professionnelles recherchées

• Titulaire d’au moins un BAC +2 dans le domaine de la logistique, la gestion ou l’administration.

• Avoir une expérience d’au moins 2 ans dans la gestion de la logistique d’un bureau.

• Bonne connaissance des législations fiscales du Niger (TVA, BIC, Exonération »)

• Compétences informatiques indispensables, notamment en ce qui concerne Word, Excel et internet.

• Etre disponible pour toute éventualité.

• Être proactif pour s’adapter aux changements.

Communications extérieures

N’est pas habilité(e) à s’exprimer à l’externe.

Procédures pour postuler

Les dossiers de candidatures doivent être composés d’un CV à jour et d’une lettre de motivation uniquement, envoyés par e-mail aux deux adresses suivantes, en mentionnant le poste :

Date de clôture des dossiers : 15 février 2019 à minuit

Date d’entrée en fonction : mars 2019

Lieu du poste : Niamey

Les candidatures féminines sont encouragées