La FAO recrute 01 Assistant Administratif et Financier de la Représentation
Job Description: 1902093
Assistant Administratif et Financier de la Représentation
Closure Date: 12/Sep/2019, 2:59:00 PM
Organizational Unit: FRIVC
Job Type: Non-staff opportunities
Type of Requisition: PSA (Personal Services Agreement)
Grade Level: N/A
Primary Location: Cote d’Ivoire-Abidjan
Duration: 300 jours WAE
Post Number: N/A
IMPORTANT NOTICE: Please note that Closure Date and Time displayed above are based on date and time settings of your personal device
FAO seeks gender, geographical and linguistic diversity in order to best serve FAO Members in all regions.
Qualified female applicants are encouraged to apply.
People with disabilities are equally encouraged to apply.
All applications will be treated with the strictest confidentiality.
Cadre organisationnel
Dans le cadre de la mise en œuvre des activités des bureaux pays de la FAO, qui sont dirigés par un Représentant FAO et qui ont pour objectif principal d’aider les gouvernements à élaborer des politiques, des programmes et des projets visant à assurer la sécurité alimentaire et de réduire la faim et la malnutrition, pour aider à développer l’agriculture, la pêche et la sylviculture, et d’utiliser leurs ressources environnementales et naturelles d’une manière durable.
Le poste est situé à Abidjan.
Position hiérarchique
Sous la supervision générale du Représentant de la FAO en Côte d’Ivoire, sous la supervision directe de l’Assistant Représentant, Chargée de l’Administration et en étroite collaboration avec l’équipe des opérations, l’Assistant à l’Administration devra effectuer les tâches suivantes :
Tâches et Responsabilités
Récupérer, saisir, sélectionner et analyser des données provenant de plusieurs sources, notamment des systèmes et bases de données internes de la FAO, comme le système de Gestion Global des Ressources, (GRMS), le réseau d’information des bureaux de pays (COIN), la grande base de données (IMIS, FPMIS); vérifier l’exactitude des données et, procéder aux calculs nécessaires.
Entretenir le compte d’avances; rapprocher les dépenses, les bilans, les paiements, les états financiers et autres données; aider à l’élaboration des rapports récurrents et spécifiques en formulant les données dans les formats prescrits et en les vérifiant; assurer le suivi des comptes des projets, des programmes et des comptes généraux du bureau.
Effectuer des relevés détaillés des estimations de budget, des engagements et des bilans disponibles, consigner les recettes et les décaissements (registres, livres de caisse, bordereaux de paiement, etc.); effectuer les décaissements depuis la caisse de dépenses courantes et la balance des comptes en étroite collaboration avec l’équipe des opérations.
Préparer la correspondance administrative courante, ainsi que les correspondances destinées à vérifier les données, répondre aux demandes, obtenir des informations complémentaires sur les transactions et les affaires financières, comme requis.
Effectuer les inventaires locaux et plus spécifiquement les inventaires des biens, leur entretien et leur sauvegarde.
Assurer un système de classement des documents administratifs et financiers.
Entretenir des relations avec les banques et les institutions financières locales pour actualiser les informations règlementaires et financières (taux de change et d’intérêts, procédures et règles, entretien des comptes bancaires, etc.).
Aider à l’administration du personnel et des équipements.
S’acquitter de toute autre tâche qui pourrait lui être confiée.
Suivre les fiches des prestations de tout le personnel ainsi que l’archivage et le classement des dossiers (entrée en service, fin contrat, absences diverses, paiements divers) ;
Entrée les données du personnel local dans les systèmes du Bureau ;
Participer aux procédures de recrutement ;
Aider à la préparation des paiements des salaires du personnel local ;
S’assurer que les évaluations du personnel sont à jour – classement des dossiers ;
Aider à l’organisation des ateliers, formations/ateliers et réunions ;
S’assurer en concertation avec le Programme, l’accueil et les réservations nécessaires en faveur du personnel international, en mission ou en transit ;
Préparer les formalités douanières de tous les équipements et biens ;
Préparer la correspondance administrative courante, ainsi que les correspondances destinées à vérifier les données – répondre aux demandes, obtenir des informations complémentaires sur les transactions et les affaires financières, comme requis ;
Aider au suivi de l’utilisation/ entretien des véhicules et du carburant (enregistrement dans COIN et autres).
Aider l’informaticien et le Programme pour les inventaires locaux et plus spécifiquement les inventaires de bien, leur entretien et leur sauvegarde ;
S’acquitter de toute autre tâche connexe.
CANDIDATES WILL BE ASSESSED AGAINST THE FOLLOWING
Minimum Requirements :
Diplôme secondaire, Minimum BAC+2 en comptabilité –Finance ou Administration ou toute autre discipline assimilée ;
Au moins 3 à 5 ans d’expériences pertinentes auprès des Organisations Internationales ou nationales ;
Parler parfaitement le français et être capable de rédiger un rapport financier ou de présenter une situation Financière;
Avoir une bonne connaissance de l’anglais ;
Ressortissant de la Côte d’Ivoire.
Compétences de la FAO
Très bon sens de l’organisation et aptitude à respecter des échéanciers serrés ;
Capacité à prioriser les tâches ;
Aptitudes à la communication ;
Capacité à travailler d’une manière harmonieuse et efficace dans une équipe multiculturelle ;
Excellentes qualités relationnelles et aptitude à entretenir des relations de travail efficaces avec les superviseurs et les collègues.
Please note that all candidates should adhere to FAO Values of Commitment to FAO, Respect for All and Integrity and Transparency.
ADDITIONAL INFORMATION
• FAO does not charge a fee at any stage of the recruitment process (application, interview meeting, processing).
• Incomplete applications will not be considered. If you need help, or have queries, please contact: Careers@fao.org
• Applications received after the closing date will not be accepted.
• Only language proficiency certificates from UN accredited external providers and/or FAO language official examinations (LPE, ILE, LRT) will be accepted as proof of the level of knowledge of languages indicated in the online applications.
• For other issues, visit the FAO employment website: http://www.fao.org/employment/home/en/
HOW TO APPLY
To apply, visit the recruitment website at Jobs at FAO and complete your online profile. Only applications received through the recruitment portal will be considered.
Candidates are requested to attach a letter of motivation to the online profile.
If you need help, or have queries, please contact: Careers@fao.org
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