Chef de Division, Achats Institutionnels , CHGS.2

Titre du poste: Chef de Division, Achats Institutionnels , CHGS.2

Grade: PL2

Poste N°: 50092477

Référence: ADB/19/215

Date de clôture: 27-nov-2019

Lieu d’affectation: Abidjan, Cote d’ivoire

Objectifs

LA BANQUE :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement, qui œuvre pour la croissance économique et le progrès social en Afrique. Elle compte 80 États membres, dont 54 pays africains (pays membres régionaux).  Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté, grâce à une croissance économique inclusive et durable. Pour mieux se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour accélérer l’obtention de résultats en Afrique ont été définis, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines. La Banque entend constituer une équipe de direction qui pilotera la mise en œuvre efficace de cette vision.

LE COMPLEXE :

Le complexe de la Vice-présidence des ressources humaines et services institutionnels (CHVP) assure la fourniture de services institutionnels efficients, axés sur la personne et orientés vers les clients, dans le but de garantir l’efficacité institutionnelle de la Banque dans toutes ses opérations. Le complexe est chargé d’assurer le leadership dans la formulation et la mise en œuvre des stratégies de la Banque concernant la gestion des personnes, les technologies de l’information, les services généraux et achats institutionnels, les services linguistiques, la continuité des affaires ainsi que la santé et la sécurité.

LE DÉPARTEMENT/LA DIVISION QUI RECRUTE :

La fonction services généraux et achats constitue un moyen d’assurer la prestation de services et la fourniture de biens, travaux et biens immobiliers en faveur des clients de la Banque.

La Division des achats institutionnels (CHGS.2) est investie de la responsabilité stratégique, opérationnelle et de surveillance d’effectuer des achats institutionnels pour le compte de la Banque, conformément à la Directive présidentielle, à la politique pertinente et à la matrice de délégation des pouvoirs.  La Division s’occupe de l’élaboration, de l’application de l’élaboration, de la mise en œuvre et de l’évaluation des procédures et pratiques concernant les achats et la passation de marchés de biens, de travaux et de services pour la Banque.

LE POSTE :

Sous la direction du Président, le Chef de la Division pilotera l’élaboration d’une nouvelle culture institutionnelle qui récompense la créativité et l’innovation, développe les talents, attire et retient un personnel de niveau mondial à la Banque.

Il est responsable de toutes les activités de la Banque en matière d’achats institutionnels :

Établir une vision à long terme pour la fonction des achats institutionnels et la rendre opérationnelle au moyen de stratégies, de politiques, de directives et de procédures.

Planifier, organiser, contrôler et diriger les activités de la Division des achats institutionnels afin de donner des orientations stratégiques dans les domaines de l’acquisition interne de biens, travaux et services à la Banque et de la gestion des contrats.

Organiser, coordonner et gérer toutes les activités liées à l’élaboration, à la mise en œuvre et à la surveillance des politiques, procédures et pratiques des services d’acquisition institutionnels.

Veiller à ce que les activités de passation des marchés soient menées conformément aux politiques, directives et procédures pertinentes afin de parvenir à une efficacité optimale, à un bon rapport coût-efficacité et à la satisfaction en temps voulu des besoins de la Banque.  Il s’agit notamment de veiller à ce que les systèmes et processus en matière d’achats institutionnels de la Banque soient efficaces et permettent d’optimiser les ressources.

Représenter la Direction pour les questions d’achats institutionnels de la Banque/rendre compte à la haute Direction de la Banque et au Conseil d’administration.

Gestion des ressources humaines et leadership au sein de l’équipe.

Fonctions et responsabilités

Sous la supervision générale du Directeur des services généraux et des achats, les principales responsabilités du Chef de la Division sont les suivantes :

Assurer un leadership au quotidien, en définissant la vision et la stratégie à long terme de la fonction des achats institutionnels pour que la Division parvienne à l’optimisation et au service exceptionnel à la clientèle exigé d’elle.

Lancer des études sur les approches nouvelles et innovantes en matière d’acquisitions internes.

Diriger la révision et l’élaboration des politiques et stratégies visant à intégrer les nouvelles expériences et les meilleures pratiques, afin d’optimiser l’emploi des ressources et de garantir un service de qualité.

Piloter la planification des achats et définir des stratégies pour la fourniture d’achats institutionnels pour répondre aux besoins des clients de manière efficace et efficiente avec les objectifs stratégiques en constante évolution de la Banque.

Coordonner la révision de l’ensemble des procédures administratives et des manuels régissant les achats institutionnels au sein du Groupe de la Banque, et formuler le cas échéant des recommandations en vue de la modification de ces procédures et manuels.

Mettre en œuvre et appliquer des stratégies de gestion par catégorie pour les achats institutionnels et améliorer les connaissances, la visibilité et la transparence ainsi que l’analyse des dépenses et la divulgation des informations relatives aux achats.

superviser la révision et le contrôle de la qualité des termes de référence et des spécifications techniques des services et installations d’acquisition concernant les achats institutionnels et la gestion des contrats.

Superviser les activités relatives à l’approvisionnement et les processus d’acquisition y afférents en vue de l’optimisation des ressources et de la conformité aux politiques.

Planifier, élaborer la stratégie et conduire les négociations de tous les accords financiers avec les fournisseurs, et organiser des réunions préalables aux appels d’offres. Superviser l’élaboration des documents d’appui et conduire la présentation des dossiers de passation de marché au Comité des marchés.

Gérer les dossiers de tous les achats et une base de données des fournisseurs potentiels de biens, services et travaux en mettant en place des systèmes appropriés.

Le titulaire du poste agit comme responsable du système de passation des marchés de la Banque et est chargé de l’entretien et de la mise à niveau continus afin de répondre aux besoins récurrents de la Banque.

Superviser et suivre l’évaluation régulière de la performance des adjudicataires afin de garantir un impact durable et l’optimisation des ressources.

Piloter la mise en œuvre d’initiatives et d’activités porteuses de transformation de manière à favoriser un système d’équilibre des forces.

Piloter l’élaboration et la mise en œuvre du programme de travail.

Accueillir, motiver, encadrer et gérer le personnel en mettant l’accent sur le perfectionnement professionnel et l’amélioration continue. Former et perfectionner l’ensemble de l’équipe de passation des marchés afin d’améliorer le service et la capacité.

Créer un environnement propice à un engagement accru du personnel, à la collaboration et au travail en équipe.

Piloter la formation pertinente pour le personnel de la Banque au siège et dans les bureaux pays en ce qui concerne les activités de passation de marchés de la Banque.

Entretenir des relations avec les autres IFI, les associations industrielles et les autorités responsables des marchés afin de définir les pratiques exemplaires internationales en matière d’approvisionnement et de passation de marchés institutionnels ; Représenter la Banque dans le cadre d’événements liés à la passation des marchés sur la scène internationale.

Superviser le fonctionnement du secrétariat du Comité des marchés.

Critères de sélection

Au moins un Master ou un diplôme équivalent en administration, gestion d’entreprise, sciences économiques, droit, achats et gestion de la chaîne logistique, en ingénierie ou dans toute autre discipline connexe ; des qualifications dans le domaine des acquisitions ou en gestion de la chaîne logistique, une formation spécialisée en passation de marchés ou en gestion de la chaîne logistique constitueront un atout supplémentaire.

Une expérience pertinente d’au moins dix (10) années, avec trois (3) années dans un poste de direction.

Une expérience pratique au sein d’une organisation multilatérale de développement constituera un atout supplémentaire, mais non une condition préalable.

De solides compétences en gestion et en leadership, y compris la transformation des acquisitions, l’optimisation des systèmes de gestion de la recherche de prestataires à la signature des marchés (source-to-contract) et du paiement des fournisseurs après approvisionnement (procure-to-pay).

Une expérience de la préparation et de la présentation de rapports visibles de l’extérieur.

Une expérience de l’examen et de l’élaboration de politiques d’approvisionnement, de contrats et de documents d’appel d’offres normalisés.

Une expérience éprouvée de la collaboration avec les principales parties prenantes internes afin de faire correspondre les activités d’approvisionnement avec les aspirations de la Banque en matière de croissance.

Une expérience de la collaboration avec des parties externes en vue d’améliorer la rentabilité du service des marchés.

Des compétences très développées en résolution de problèmes et en négociation.

D’excellentes aptitudes à la communication et à la présentation.

Une bonne compréhension, interprétation et application des règles et procédures de la Banque et des principes de passation des marchés publics.

Intégrité et préservation de la confidentialité en tout temps.

Observation des normes les plus élevées d’éthique, d’honnêteté et de responsabilité.

Communication efficace à l’écrit comme à l’oral en français ou en anglais, et une bonne connaissance pratique de l’autre langue.

Maitrise de l’utilisation des logiciels couramment utilisés à la Banque, notamment les applications de la suite MS Office et SAP.

Seul(e)s les candidat(e)s qui auront satisfait à toutes les exigences du poste et qui auront été retenu(e)s pour les entretiens seront contacté(e)s. Seuls les dossiers de candidature enregistrés en ligne avec un curriculum vitae (CV) complet et copies des diplômes requis joints seront examinés. Le Président de la BAD se réserve le droit de nommer un candidat à un grade inférieur à celui du poste annoncé. La Banque africaine de développement est un employeur garantissant l’égalité des chances et les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Le Groupe de la Banque africaine de développement (BAD) ne perçoit aucun frais ou contribution de quelque nature que ce soit des candidats tout au long de son processus de recrutement (dépôt ou traitement de la candidature, entretien d’embauche, etc.). En outre, le Groupe de la Banque ne demande aucune information relative aux comptes bancaires des candidats. Le Groupe de la Banque africaine de développement décline toute responsabilité de publications frauduleuses d’offres d’emploi en son nom ou, de manière générale, d’utilisation frauduleuse de son nom de quelque manière que ce soit.