ASSISTANT ADMINISTRATIF ET LOGISTIQUE – ASSISTANT DE PROJETS (H/F)

Département Paix, stabilité, sécurité – P2S > Pôle Renforcement des forces de sécurité et de défense

Mis en ligne le : 29/11/2019

 EUROPE CONTINENTALE  FRANCE

RÉF.

2019/ADP/5245

TYPE D’OFFRE

Poste Siège

TYPE DE CONTRAT

CDD

SECTEURS D’ACTIVITÉ

Renforcement des forces de défense et de sécurité

DATE LIMITE DE CANDIDATURE

15/12/2019 23:59

CONTRAT

Salarié

DURÉE

18 mois

Description de la mission

Gestion logistique :

-Réservation des billets d’avion et des assurances de voyage en collaboration avec le prestataire voyages

-Contrôle des itinéraires reçus et optimisation des coûts

-Gestion administrative des visas et de toute formalité administrative préalable aux déplacements

-Gestion des avances de per diem

-Rappel aux missionnaires des consignes de sécurité avant chaque mission et inscription sur Ariane

-Réservation des déplacements locaux (train, taxi, navette, etc.)

-Réservation des hébergements

-Prévoir des prestations spécifiques (traiteur, traduction, interprétariat, etc.) si nécessaire

-Appui à l’organisation des événements : Relations prestataires : traitement, négociation des devis, contrôle de la facturation

-Suivi budgétaire de l’organisation des missions pour assurer la maîtrise du coût des déplacements

Gestion administrative :                                                                                      -Préparation des documents des activités (séminaires, comités de pilotages, etc.) et des missions à l’étranger (programme de l’activité, agenda de mission, lettre d’invitation, ordre de mission, fiche sécurité, etc.)

-Rédaction et éventuellement traduction des courriers (échanges sur les activités) ou des demandes officielles (demande d’expertise, proposition de projet ou rapport d’activité)

-Indexation, classement et archivage de documents liés aux missions concernées

-Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche documentaires, compilation de documents, etc.)

-Mise à jour des tableaux de bord/suivi existants

-Aide à la mise en œuvre de matériels de communication : passer, suivre et vérifier les commandes (contenu, qualité, traduction, etc.)

L’assistant.e de projet sera amené.e à effectuer ponctuellement des tâches d’appui à la gestion financière des projets, en accompagnement ou remplacement des autres assistant.e.s du pôle, et du/de la Chargé.e de projet responsable de la gestion administrative et financière. Un renforcement de compétences en la matière sera prévu à la prise de poste de l’assistant.e de projet.

Des déplacements ponctuels à Bruxelles ou dans les pays d’intervention du pôle sont à considérer.

Description du projet ou contexte

Sous la supervision du directeur du département, de son adjoint.e ainsi que du responsable de pôle qui définissent, orientent et encadrent son rôle au sein des équipes, l’assistant.e de projets intervient en appui sur la gestion administrative, logistique et financière des projets.

Le/l’assistant.e de projets intégrera une équipe des chargé.e.s de projets / assistant.e.s de projets travaillant sur des projets sur les thématiques des renforcements capacitaires des forces de défense et de sécurité de pays partenaires, de la réforme des systèmes de sécurité et de l’appui institutionnel et en coordination régionale, notamment sur les aspects administratifs et logistiques, en lien avec les équipes de projet terrain. Les projets de RFDS opèrent principalement en Afrique subsaharienne francophone, mais pourraient s’étendre sur des géographies anglophones.

Profil souhaité

-Formation supérieure Bac+2/3 type évènementiel, organisation logistique, voyages, administration

-Expérience réussie d’environ 2 ans sur un poste similaire

-Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel et Word principalement)

-Etre méthodique, organisé.e et réactif.ive

-Avoir de bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles (nombreux contacts en interne et en externe)

-Maîtriser l’anglais, principalement à l’écrit, est souhaitable. La maîtrise d’une deuxième langue étrangère constitue un atout.

-Bonne gestion des priorités

-Disponibilité et sens du service

Informations complémentaires

Merci d’adresser votre CV et lettre de motivation sous référence « 2019/ADP/5245 »

Date de prise de poste: Janvier 2020

Date limite de candidature : 15/12/2019 23:59